GPEMS Logo

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ EMS

Mã số thuế: 0316870151
Địa chỉ: 93/4 Liên khu 5-6, P. Bình Trị Đông B, Bình Tân, TP.HCM
Đại diện pháp luật: Nguyễn Tấn Hiền (Cấp ngày 21/05/2021)
Hotline: 0903375265 (Mr.Hiền) | Email: admin@gpems.net
Website: www.gpems.net

Mã tài liệu: EMS-QT-260713

Ngày lập: 13/07/2026

Hiệu lực: 30 ngày

Hình thức: Cloud Server (VPS)

Hệ Thống Quản Lý Kho Đa Ngôn Ngữ (Kobayashi WMS)

Đơn vị nhận: Công ty Kobayashi

BÁO GIÁ & PHƯƠNG ÁN
GIẢI TRÌNH KỸ THUẬT
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HỆ THỐNG
🖥 MOCKUP GIAO DIỆN

1. Chi Phí Khởi Tạo & Xây Dựng Hệ Thống (Phát triển mới)

Hạng mục Module Mô tả chi tiết tính năng Chi phí (VNĐ)
1. Khảo sát - Phân tích thiết kế 15,000,000
2. Phát triển (Coding + Unit Test) 110,000,000
2.1. Module Master Data
  • Thiết lập và quản lý Cơ sở dữ liệu (CSDL) Sản phẩm, Nhà cung cấp, Khách hàng chuẩn hóa.
  • Xây dựng cấu trúc hệ thống phân cấp kho lưu trữ (Zone, Aisle, Rack, Level, Bin).
  • Quản lý đơn vị tính quy đổi đa cấp (Thùng, Hộp, Cái, Khối lượng).
  • Thiết lập hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa và cảnh báo re-order point.
  • Import/Export hàng loạt dữ liệu Master Data qua file Excel/CSV chuẩn xác.
 -
2.2. Module Nhập kho (Inbound)
  • Quét mã vạch/QR code tiếp nhận hàng hóa nhanh chóng qua thiết bị Mobile/PDA.
  • Thuật toán gợi ý vị trí cất hàng (Put-away) thông minh tối ưu hóa không gian.
  • Sinh và in tự động tem nhãn mã vạch trực tiếp qua máy in nhiệt (8mm).
  • Quản lý đối chiếu sai lệch giữa Phiếu yêu cầu nhập (PO) và thực tế nhận.
  • Kiểm soát chất lượng (QC) và phân loại trạng thái hàng hóa đầu vào.
 -
2.3. Module Xuất kho (Outbound)
  • Tự động hóa khởi tạo danh sách nhặt hàng (Picklist) theo quy tắc FIFO/FEFO.
  • Lộ trình lấy hàng (Picking route) được tối ưu hóa theo bản đồ vị trí vật lý.
  • Xác thực thao tác xuất kho bằng máy quét mã vạch chống sai sót 100%.
  • Cập nhật trừ tồn kho theo thời gian thực (Real-time inventory deduction).
  • Đóng gói (Packing) và in phiếu giao hàng (Delivery Note) tự động.
 -
2.4. Module Quản lý vị trí kho
  • Sơ đồ kho trực quan hóa (Visual Warehouse Layout) thể hiện mức độ lấp đầy.
  • Theo dõi chi tiết sức chứa và tải trọng của từng kệ hàng (Bin/Location).
  • Tính năng điều chuyển nội bộ (Internal Transfer) giữa các vị trí linh hoạt.
  • Khóa vị trí (Block location) tạm thời khi có sự cố hoặc kiểm kê định kỳ.
  • Tối ưu hóa gom hàng (Consolidation) giải phóng không gian lưu trữ chết.
 -
2.5. Module Kiểm kê tồn kho
  • Hỗ trợ kiểm kê toàn phần (Wall-to-wall) và kiểm kê cuốn chiếu (Cycle count).
  • Quy trình duyệt điều chỉnh tồn kho (Inventory Adjustment) đa cấp nghiêm ngặt.
  • Lưu trữ lịch sử biến động tồn kho (Stock ledger) chống gian lận dữ liệu.
  • Báo cáo đối chiếu chênh lệch giữa sổ sách và thực tế tự động hóa.
  • Đóng băng giao dịch tự động trong quá trình chốt số kiểm kê.
 -
2.6. Module Phân quyền & Bảo mật
  • Hệ thống phân quyền theo vai trò (RBAC - Role-Based Access Control) chi tiết.
  • Phân lập dữ liệu theo từng khu vực kho hoặc chi nhánh (Data Isolation).
  • Ghi nhận nhật ký thao tác (Audit trail) của mọi thay đổi trong hệ thống.
  • Mã hóa bảo mật thông tin chuẩn Enterprise (JWT, SSL/TLS, Password hashing).
  • Tính năng tự động khóa tài khoản khi phát hiện truy cập bất thường.
 -
2.7. Module Báo cáo & Dashboard
  • Dashboard tổng quan chỉ số hiệu suất kho (KPIs) Real-time.
  • Báo cáo phân tích ABC hàng hóa lưu kho (Fast/Slow moving items).
  • Báo cáo chi tiết xuất/nhập/tồn với bộ lọc đa chiều (Date, SKU, Location).
  • Cảnh báo trực quan (Visual Alerts) cho hàng hóa sắp hết hạn hoặc hết tồn.
  • Xuất báo cáo định dạng PDF/Excel tiêu chuẩn cao cấp.
 -
2.8. Module Đa ngôn ngữ (i18n)
  • Hỗ trợ chuyển đổi nhanh (Hot-swap) giữa Tiếng Anh, Tiếng Việt, Tiếng Nhật.
  • Tối ưu hóa giao diện (UI) đảm bảo không vỡ layout khi đổi độ dài từ ngữ.
  • Đồng bộ hóa ngôn ngữ trên cả giao diện Web Desktop, Mobile và máy in.
  • Từ điển thuật ngữ chuyên ngành Logistics chuẩn xác cho từng ngôn ngữ.
  • Kiến trúc mở dễ dàng mở rộng thêm ngôn ngữ mới trong tương lai.
 -
3. Test hệ thống (System Testing) 10,000,000
Chi tiết công việc
  • Thiết kế hơn 200 kịch bản kiểm thử (Test cases) bao phủ 100% luồng nghiệp vụ.
  • Kiểm thử khả năng chịu tải (Load/Stress testing) đảm bảo mượt mà với 100 user đồng thời.
  • Rà soát lỗ hổng bảo mật (Security testing) và rò rỉ dữ liệu theo chuẩn OWASP.
  • Kiểm thử độ tương thích giao diện trên đa thiết bị (Máy quét PDA, Tablet, PC).
  • Kiểm tra độ chính xác tuyệt đối của các thuật toán gợi ý vị trí và tồn kho.
 -
4. Test tích hợp (Integration Testing) 10,000,000
Chi tiết công việc
  • Đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt giữa các module Nhập - Xuất - Tồn.
  • Đo lường độ trễ (Latency) khi đồng bộ dữ liệu Real-time từ PDA lên Server.
  • Kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity) khi nhiều user thao tác cùng lúc.
  • Rà soát hệ thống phân quyền (RBAC) hoạt động chặt chẽ chéo các phân hệ.
  • Sẵn sàng các kịch bản APIs (Webhooks) để tích hợp với phần mềm Kế toán sau này.
 -
5. UAT + Fix bug 15,000,000
Chi tiết công việc
  • Phối hợp trực tiếp với đội ngũ Quản lý kho của Kobayashi để chạy thử nghiệm.
  • Hỗ trợ xây dựng bộ tiêu chí nghiệm thu (UAT Checklist) rõ ràng cho khách hàng.
  • Thu thập phản hồi về trải nghiệm người dùng (UX) trong điều kiện vận hành thực tế.
  • Đội ngũ dev trực chiến để Fix bug và tinh chỉnh (Fine-tuning) ngay lập tức.
  • Đảm bảo hệ thống đạt tỷ lệ Zero Critical Bugs trước khi chính thức sử dụng.
 -
6. Golive & Support 10,000,000
Chi tiết công việc
  • Lên kế hoạch chuyển đổi hệ thống (Cut-over) không làm gián đoạn kho hiện tại.
  • Hỗ trợ Data Migration đưa dữ liệu ban đầu từ Excel lên CSDL chuẩn xác.
  • Bố trí nhân sự túc trực trong tuần đầu tiên Golive để xử lý sự cố (SLA < 15 phút).
  • Bàn giao mã nguồn, tài liệu kiến trúc và Hướng dẫn sử dụng (User Manual).
  • Cam kết bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật miễn phí 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu.
 -
7. Quản lý dự án (Project Management) 15,000,000
Chi tiết công việc
  • Áp dụng phương pháp Agile/Scrum, báo cáo tiến độ minh bạch định kỳ.
  • Chỉ định 01 Giám đốc dự án (PM) làm đầu mối liên lạc (Single Point of Contact).
  • Quản lý rủi ro, đảm bảo bàn giao đúng tiến độ (On-time) và ngân sách (On-budget).
  • Tổ chức các buổi họp Sprint Review demo tính năng liên tục cho khách hàng.
  • Quản lý tài liệu dự án chặt chẽ qua các công cụ chuyên nghiệp (Jira, Confluence).
 -
8. Chi phí triển khai thực địa 10,000,000
Chi tiết công việc
  • Cử chuyên gia xuống tận kho để tư vấn cách dán mã vạch kệ (Bin/Rack) tối ưu.
  • Trực tiếp cấu hình mạng, setup thiết bị (PDA, Máy in tem) tại hiện trường.
  • Đào tạo (Training) trực tiếp cho nhân sự kho từ cấp Quản lý đến Thủ kho.
  • Quay video hướng dẫn thao tác thực tế làm tài liệu nội bộ cho nhân sự mới.
  • Tổ chức thi sát hạch và cấp chứng nhận sử dụng phần mềm trước khi vận hành.
 -
TỔNG CHI PHÍ PHẦN MỀM (One-time): 195,000,000 VNĐ

2. Chi Phí Hạ Tầng (Cloud Server VPS)

3. Phạm Vi Hỗ Trợ Kỹ Thuật, Bảo Trì & Bảo Dưỡng (SLA)

Phí hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì hàng năm: 15% giá trị hợp đồng phần mềm (Miễn phí 100% năm đầu tiên).

✅ Hỗ Trợ Kỹ Thuật (Nằm trong gói SLA)

  • • Khắc phục và xử lý triệt để các bugs/lỗi hệ thống phát sinh trong quá trình vận hành.
  • • Giám sát hệ thống Server đảm bảo Uptime 99.9%.
  • • Thực hiện Backup dữ liệu định kỳ và phục hồi khi có sự cố.
  • • Hỗ trợ tư vấn kỹ thuật, giải đáp thắc mắc cho người dùng (Zalo/Email/Hotline) trong giờ hành chính.
  • • Hỗ trợ tinh chỉnh nhỏ (UI/UX) không làm thay đổi cấu trúc luồng dữ liệu lõi.

⚡ Phạm vi Tính phí (Nâng cấp & Phát sinh)

  • • Phát triển thêm các Module, quy trình hoặc Tính năng mới nằm ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu.
  • • Thay đổi Core Logic, tái cấu trúc cơ sở dữ liệu do thay đổi business từ phía khách hàng.
  • • Tích hợp API/Webhook kết nối với các hệ thống bên thứ 3 (ERP, SAP, Kế toán).
  • • Thiết kế thêm các Form nhập liệu hoặc cấu hình Báo cáo phân tích chuyên sâu mới.
  • • Yêu cầu support On-site hoặc đào tạo lại nhân sự quy mô lớn.
Lưu ý: Hợp đồng SLA bảo trì có thể tự động gia hạn hàng năm. Trong trường hợp khách hàng không tiếp tục gia hạn hoặc yêu cầu bàn giao toàn bộ source code cho bộ phận IT nội bộ tự vận hành, EMS sẽ chấm dứt trách nhiệm bảo trì và sửa lỗi miễn phí.

4. Lộ Trình, Thanh Toán & Cam Kết

4.1. Lộ trình triển khai (Dự kiến)

4.2. Phương thức thanh toán

4.3. Cam kết giá trị chuyển đổi số

4.4. Bản quyền & Điều khoản pháp lý

Thông tin giao dịch

Chủ tài khoản: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ EMS

Số tài khoản: 181119878

Tại ngân hàng: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu (ACB)

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ PHÁT TRIỂN (EMS)

Nguyễn Tấn Hiền

Chúng tôi cung cấp Giải Pháp (Solutions) giải quyết triệt để bài toán quản trị, chứ không chỉ đơn thuần là viết Phần mềm (Products).

1. Thực trạng & Nỗi đau (Pain Points) hiện tại:

Việc quản lý kho bãi với quy mô lớn bằng phương pháp thủ công như ghi chép sổ sách, sử dụng Excel hoặc Google Sheets bộc lộ rất nhiều rủi ro: Lỗi nhập liệu (Human error), không thể kiểm soát tồn kho theo thời gian thực (Real-time), dễ thất thoát hàng hóa. Ngoài ra, việc dùng giấy tờ gây chậm trễ trong quá trình nhập/xuất, rào cản ngôn ngữ giữa nhân sự Việt - Nhật và hoàn toàn không thể tích hợp trực tiếp với các thiết bị phần cứng hiện đại như máy quét mã vạch (PDA) hay máy in tem nhãn nhiệt.

2. Giải pháp Enterprise từ EMS:

EMS xây dựng WebApp quản trị trung tâm kết hợp với giao diện PWA (Progressive Web App) tối ưu hóa cho màn hình điện thoại & PDA Scanner. Hệ thống dùng Node.js Backend xử lý luồng in ấn Barcode (ZPL/PDF) siêu tốc, kết hợp kiến trúc cơ sở dữ liệu PostgreSQL cho phép khóa giao dịch an toàn (Row-level Locking) đảm bảo tồn kho luôn chính xác tuyệt đối ngay cả khi 100 User thao tác đồng thời.

3. Bảng so sánh năng lực kỹ thuật:

Tiêu chí Hệ thống Cũ (Excel, Sổ sách) Giải pháp WebApp EMS
Bảo mật dữ liệu Dữ liệu phân tán trên file Excel/Google Sheets (Dễ mất mát) Server VPS nội bộ, mã hóa 100%
Quản lý phân quyền (RBAC) Không có hoặc rất yếu (Ai cũng có thể sửa file) Phân quyền chi tiết từng chức năng, Log lịch sử thao tác
Xử lý đồng thời (Concurrency) Excel báo lỗi "File is locked" hoặc Google Sheet bị ghi đè Hỗ trợ 100+ User cùng thao tác (Transaction Lock)
Tích hợp phần cứng Không tích hợp in ấn trực tiếp In tem 8mm tự động, hỗ trợ quét mã cực mượt
Giao diện Đa ngôn ngữ (i18n) Khó tùy biến Chuyển đổi tức thì (EN/VI/JP) cho mỗi User

1. Quy Trình Vận Hành Tiêu Chuẩn (Input - Process - Output)

Hệ thống được thiết kế theo vòng lặp Kế hoạch (Plan) - Thực thi (Do) - Kiểm tra (Check) - Cải tiến (Act), giúp số hóa toàn bộ thao tác thủ công, loại bỏ sai sót và cung cấp số liệu tồn kho chính xác từng giây.

P

PLAN

Lên Kế Hoạch
📥 Dữ liệu đầu vào (Input):
  • Nhận phiếu yêu cầu nhập/xuất kho từ phòng ban khác (Kế toán, Mua hàng).
  • Danh sách hàng hóa cần luân chuyển (Nhập mới, xuất bán, chuyển kho).
⚙️ Quản lý Xử lý (Process):
  • Phần mềm tự động tạo Phiếu chỉ định công việc.
  • Chỉ rõ: Hàng gì? Số lượng bao nhiêu? Cần cất vào đâu hoặc lấy từ kệ nào?
D

DO

Thực Thi Tại Kho
⚙️ Nhân viên Xử lý (Process):
  • Nhân viên cầm máy PDA cầm tay (hoặc điện thoại) đi nhặt hàng/cất hàng theo chỉ dẫn trên màn hình.
  • Quét mã vạch sản phẩm (Tít mã) và mã vạch dán trên kệ để xác nhận đúng vị trí.
📤 Kết quả (Output):
  • Số lượng thực tế vừa quét lập tức được ghi nhận vào máy.
  • Tự động in tem nhãn phụ để dán lên thùng hàng nếu cần.
C

CHECK

Kiểm Tra Đối Chiếu
⚙️ Hệ thống Xử lý (Process):
  • Phần mềm tự động đối chiếu số lượng nhân viên Vừa quét thực tế so với Kế hoạch ban đầu.
  • Cảnh báo bằng âm thanh và màu đỏ trên máy PDA nếu lấy thừa/thiếu hàng hoặc sai mã.
📤 Kết quả (Output):
  • Sai sót bị chặn đứng ngay tại cửa kho.
  • Biên bản xác nhận công việc nhập/xuất đã hoàn thành chính xác 100%.
A

ACT

Cập Nhật & Báo Cáo
⚙️ Hệ thống Xử lý (Process):
  • Cộng/trừ số lượng tồn kho ngay lập tức (Real-time).
  • Tổng hợp số liệu lên biểu đồ (Dashboard) cho ban Giám đốc.
📤 Đầu ra cuối cùng (Output):
  • Báo cáo tồn kho chính xác tuyệt đối mà không cần đếm lại bằng tay.
  • Gửi cảnh báo nếu có mặt hàng nào sắp hết (Dưới mức an toàn).
  • Dữ liệu chuẩn xác sẵn sàng gửi lại cho bộ phận Kế toán.

2. Concept Giao Diện Hệ Thống

1. Màn hình Dashboard dành cho Quản lý (Desktop)

Tổng hợp số liệu, KPI và cảnh báo tồn kho real-time.

Desktop Dashboard

2. Màn hình thao tác PDA/Scanner (Mobile)

Tối ưu cho việc sử dụng súng quét mã vạch đi nhặt/cất hàng.

Mobile Scanner

* Click vào hình để xem kích thước lớn.

💡 Trực quan hoá: Dưới đây là các bản thiết kế phác thảo (Mockup) bằng code HTML mô phỏng chính xác giao diện sẽ xây dựng, giúp cái nhìn chân thực hơn thay vì chỉ lý thuyết.

1. Màn hình Dashboard Quản trị & Báo cáo (Desktop)

📦 KOBAYASHI WMS Pro
Tổng quan (Dashboard) Quản lý Nhập (Inbound) Quản lý Xuất (Outbound) Kiểm kê (Inventory)
AD
Admin ▼
Đơn PO chờ nhập ⬇️
124 phiếu
Đơn SO chờ xuất ⬆️
85 phiếu
Sắp hết hàng (Low Stock) ⚠️
12 SKUs
Lệch kiểm kê ❌
3 SKUs

Công việc Cần xử lý ngay (Task List)

Mã Đơn / Task IDLoạiTrạng TháiNgày tạoHành động
PO-2607-001 NHẬP KHO Chờ phân bổ xe nâng 13/07/2026
SO-2607-042 XUẤT KHO Đang Pick hàng 13/07/2026
CC-2607-005 KIỂM KÊ Phát hiện lệch 2 mục 12/07/2026

Mật độ lưu kho (Occupancy)

82%
Đã sử dụng: 8,200 Vị trí
Trống: 1,800 Vị trí

2. Màn hình PDA Máy Quét (Mobile) - Workflow Kho

09:41
5G 100%
← Cất Hàng (Putaway) ⋮
Đưa Barcode/QR vào khung để quét
📋
Đơn PO-2607-001
Task: Đưa hàng lên kệ
KB-VITC-500 ✅ Hợp lệ

Vitamin C DHC 500mg (Nhật Bản)

Hệ thống gợi ý vị trí trống gần nhất.

Đơn vị: Hộp Yêu cầu: 50
09:45
5G 100%
← Nhặt Hàng (Picking) ⋮
SO-2607-042
Tiến độ nhặt: 1/3 SKU
33%
Đang thực hiện Mục 2/3
KB-COLL-100
SL: 12

Nước Uống Collagen Shiseido

Đến vị trí này:
B2-01-05
📦
KB-MASK-001
SL: 50

Mặt nạ Lululun 7 days

Vị trí: C1-04-02

3. Màn hình Master Data & Tiện ích (Desktop)

🗄️ Quản lý Danh mục (Master Data)
  • 📦 Danh mục Hàng hoá (SKU)
  • 🏗 Sơ đồ Kho (Zone/Bin)
  • 🏢 Danh sách Khách hàng
  • 🚚 Danh sách Nhà Cung Cấp
  • 📏 Quy đổi Đơn vị tính (UOM)
Mã SKU Tên sản phẩm Barcode ĐVT Trạng thái Hành động
KB-VITC-500 Vitamin C DHC 500mg 4511413404171 Hộp Hoạt động ✎ 🗑
KB-MASK-001 Mặt nạ Lululun 7 days 4582305060714 Túi Hoạt động ✎ 🗑
KB-COLL-100 Nước uống Collagen Shiseido 4901872675715 Lốc Ngừng KD ✎ 🗑
Hiển thị 1-3 của 1,204 SKU

4. Phân hệ Kiểm Kê (Mobile) & In Tem Nhãn (80mm)

10:30
5G 100%
← Kiểm Kê (Cycle Count) ⋮
A1-02-04 📍 Đã quét

Vitamin C DHC 500mg

Tồn hệ thống: 50 Hộp
⚠️
Phát hiện lệch: -2 Hộp
Vui lòng đếm lại lần 2 hoặc chụp ảnh minh chứng tại kệ.
Preview: Tem In Mã Vạch (80mm x 80mm)

KOBAYASHI VN

PO-2607-001
Vitamin C DHC 500mg
Lô: BATCH-2026-07
NSX:01/01/26 - HSD:01/01/28
KB-VITC-500
In: Admin (13/07/26)
Thùng 1/1
SL 50

5. Màn hình Quản trị Kiểm Kê & Duyệt Lệch Kho (Desktop)

📋 Phân hệ Kiểm Kê & Điều chỉnh (Cycle Count / Adjustments)
  • Phiếu lệch chờ duyệt 3
  • Lịch sử kiểm kê (Log)
  • Báo cáo tồn kho thực tế
  • Cấu hình Rule đếm tự động
⚠️ Có 3 mã hàng bị lệch giữa số liệu Server và số lượng đếm thực tế qua PDA. Cần đối soát!
Mã Phiếu (CC) SKU / Vị trí Tồn HT Thực đếm Chênh lệch Quyết định
CC-2607-005
12/07 10:35
KB-VITC-500
Bin: A1-02-04
 50 48 -2 Hộp
CC-2607-005
12/07 10:40
KB-MASK-001
Bin: C1-04-02
 0 5 +5 Túi

6. Màn hình Sơ Đồ Kho Trực Quan & Chiến lược Cất hàng (Putaway Layout)

🗺️ Visual Warehouse Layout (Sơ đồ Kho)
Trống (Empty)
Còn chỗ (Available)
Đầy (Full)
!
Đang Block
Khu Vực A (Hàng tiêu chuẩn)
Rack A1
A1-01
A1-02
A1-03
A1-04 (Bảo trì)
A1-05
A1-06
ĐƯỜNG ĐI LỐI A
Rack A2
A2-01
A2-02
A2-03
A2-04
Khu Vực B (Hàng giá trị cao / Mỹ phẩm)
B1-01
B1-02 (Đang chọn)
B1-03
B1-04

Chi tiết Vị trí

B1-02
Khu vực (Zone): Khu B
Mức độ chứa (Vol): 65% (Còn trống 35%)
Loại kệ (Rack Type): Kệ Tầng (Shelving)
Hàng hóa đang lưu trữ:
KB-COLL-100
Nước uống Collagen Shiseido
120 Lốc
KB-MASK-001
Mặt nạ Lululun
45 Túi

Các bản Mockup (Desktop Dashboard, Mobile Scanner App) bên trên được xây dựng trực tiếp bằng CSS mô phỏng 99% UI thực tế khi lập trình.
Ưu điểm của thiết kế này: Tối giản thao tác, các nút bấm to dễ thao tác bằng ngón tay khi dùng PDA/Scanner, hỗ trợ quét mã bằng Camera/Mắt đọc laser.